REPORT OF THE MEETING WITH Global Fund for Children AT HOKIFA HEADQUARTERS Lome Togo

 

 

 

 

DAY & HOUR: Thursday, February 15, 2018 at 10:00 AM LOCATION: headquarters of HOKIFA in LOME located in the Djidjole district, behind the pharmacy (ACEP-AFRICA building)

 

The meeting held today was attended by members of GFC including Mr. Emmanuel OTOO and. Mr. Edward and his daughter come from Holland, members of the board of directors of HOKIFA including the MP TARGONE John and the Customs. In the same HOKIFA suite we had Executive Director Mr. NWAYI Bruno, Project Manager Mr. ATEYO Jean and Miss Carole ONANA in charge of Accounting.

presentation of the agenda, we made presentations starting with our hosts of GFC, then the members of HOKIFA by specifying its role. This being done Mr.OTOO gave the agenda which was: the presentation and development of the progress of the project, then advices to improve the process of setting up the project, finally the descent on the ground to verify the effectiveness The question how do we recruit our vulnerable cases and what ages do they have? HOKIFA responded by the voice of its Director that these children, whose age does not exceed 14 years, are taken to schools including public primary and Besthaleel private school both located in the Zopomahe district, in the street, or in places other than the house. Mr. OTOO to increase, that the children caught in the schools, it is facility ... .That it would be necessary to go directly in the community to find concrete cases, having no access to education at all because they are the ones who, according to him, really need help. Then we gave the process of setting up the education project: during the holidays, rehearsal courses were organized at the Besthaleel school from August 1st to 31st and the course material provided to students and teachers (notebooks of chalk classes, pens, etc.) were given to the students. At the end of the course the teachers received motivations. Before the start of the school year, a large school kits delivery ceremony was organized in the presence of students, parents, teachers and the educational community; students who attended the rehearsal courses and those whose names were on our vulnerable lists, even if they had not attended classes. The school kit was composed of: reading book and mathematics (because primordial), notebooks, pens, pencils, erasers, chalks, water bottles, kits, school bags; in addition to this we chose to pay half of the schooling of children from private school and the other half by parents to empower them and include them in the process. As a result, a group of girls, first or second of each class, who should serve as role models for the other girls and will be trained to advise the other girls who follow in their footsteps; they will become leaders.For advice given by GFC in the process of raising children, 4 steps must be followed: • Access to education for children: to lead, to bring their vulnerable children to school.

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• Retention: this is about finding ways to keep children in school so that the process of delivery is not in vain • Academic performance: it's about finding strategies to get them to work, study and remember their lessons • Transition to the upper class. In addition to managing our education project, Mr. OTOO looked at finances and insisted on the checkbook, which can not be kept, filled and signed by a person. It should be kept by one person, informed by another, signed by 2 different people; which makes a total of 4 people. Regarding the need sheet for grant by the accountant, he gave us an example of a template and emphasized the outline and the signatures. Mr. OTOO therefore reviewed our financial tracking accounts and processes, as well as the reports. At 12:00 the meeting ended at the office, with congratulations and encouragement from our hosts and it was a question for all the people present to make a descent on the ground to verify the effectiveness and veracity of the project as described in the reports and presented by the project manager Mr. ATEYO Jean

 

RAPPORT DE LA REUNION AVEC GFC AU SIEGE DE HOKIFA

 

JOUR & HEURE: Jeudi, 15 Février 2018 à 10H00 LIEU : siège de HOKIFA à LOME sis au quartier Djidjole, derrière la pharmacie (immeuble ACEP-AFRIQUE)

 

La réunion tenue ce jour, était en présence des membres de GFC dont M. Emmanuel OTOO et. M Edward et sa fille venues de la Hollande, des membres du conseil d’administration de HOKIFA dont M. le député TARGONE John et M. le Douanier. Dans la même suite de HOKIFA nous avions le Directeur exécutif M. NWAYI Bruno, le chargé de projet M. ATEYO Jean et Mlle Carole ONANA chargée de la comptabilité.Avant la présentation de l’ordre du jour, nous avons fait des présentations commençant parnos hôtes de GFC, ensuite les membres de HOKIFA en précisant son rôle. Ceci étant fait M.OTOO a donné l’ordre du jour qui était : la présentation et développement du déroulement du projet, ensuite conseils pour amélioration du processus de mise en place du projet, enfin la descente sur le terrain pour vérifier de l’effectivité du travail et de son évolution.A la question comment recrutons-nous nos cas vulnérables et quels âges ont-ils? HOKIFA a répondu par la voix de son Directeur que ces enfants, dont l’âge n’excède pas 14ans, sont pris dans les écoles notamment primaire publique et l’école privée Besthaleel toutes deux situées au quartier Zopomahe, dans la rue, ou dans des lieux autres que la maison. M. OTOO de renchérir, que les enfants pris dans les écoles, c’est de la facilité….Qu’il faudrait directement aller dans la communauté pour dénicher des cas concrets, n’ayant pas du tout accès à l’éducation car, ce sont eux qui ont, selon lui, vraiment besoin d’assistance. Ensuite nous avons donné le processus de mis en place du projet d’éducation : pendant les vacances des cours de répétition ont été organisés à l’école Besthaleel du 1er au 31 aout et le matériel de cours fournis aux élèves et aux enseignants (cahiers de cours craies, stylos, etc.) ont été remis aux élèves. A la fin des cours les enseignants ont reçu des motivations. Avant la rentrée, une grande cérémonie de remises de kits scolaires a été organisée en présence des élèves, parents,enseignants et de la communauté éducative ; les élèves ayants suivis les cours de répétition et ceux dont les noms figuraient dans nos listes de personnes vulnérables, même s’ils n’avaient pas suivis les cours. Le kit scolaire était composé de : livre de lecture et mathématique (car primordiaux), cahiers, stylos, crayons, gommes, craies, gourdes, trousses,sacs de classe ; en plus de ceci nous avons choisi de payer la moitié de la scolarité des enfants de l’école privée et l’autre moitié par les parents pour les responsabiliser et les inclure dans le processus. A la suite il a été créé un groupe de filles, première ou deuxième de chaque classe,qui devraient servir de modèle aux autres filles et seront former à conseiller les autres filles qui trainent les pas; elles deviendront donc des leaders.Pour ce qui est des conseils donnés par GFC dans le processus d’éducation des enfants, 4 étapes doivent être suivies : • L’accès à l’éducation des enfants : mener, acheminer ses enfants vulnérables à l’école

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• Rétention: il s’agit ici de trouver les moyens de retenir les enfants à l’école afin que le processus d’acheminement ne soit pas vain • Performances académiques : il s’agit ici de trouver des stratégies pour les pousser à travailler, étudier et retenir leurs leçons • Transition en classe supérieure. En plus de comment gérer notre projet d’éducation, M. OTOO s’est penché sur les finances et a insisté sur le chéquier, qui, ne peut être gardé, renseigné et signé par une personne. Il faudrait qu’il soit gardé par une personne, renseigné par une autre, signé par 2 personnes différentes ; ce qui fait un total de 4 personnes. Concernant la fiche de besoin pour octroie defond par la/le comptable, il nous a fourni un exemple de canevas et a insisté sur les grandes lignes et les signatures. M. OTOO a donc examiné nos comptes et procédés de suivis des finances, ainsi que les rapports. A 12h00 la réunion pris fin au bureau, avec des félicitations et des encouragements de nos hôtes et il était question pour toutes les personnes présentent de faire une descente sur leterrain pour vérifier de l’effectivité et la véracité du projet tel que décrit dans les rapports et présenté par le chargé de projet M. ATEYO Jean